Criar e publicar uma campanha de rematrícula

Antes de começar

O que precisa existir para a publicação passar:

• O próximo período letivo cadastrado. Sem ele, o campo Período letivo da rematrícula fica desabilitado. Veja Período letivo.
• As turmas do período de destino criadas, cada uma com serviço vinculado. Sem serviço não há plano de pagamento nem modelo de fatura — e a publicação recusa. Veja Criar turma.
• A configuração de matrícula com todas as etapas tipadas. É dela que saem as etapas do funil (documentos, contrato, pagamento, finalização). Veja Configurar matrícula.
• Um grupo formado só por funcionários, para responder pelo acompanhamento.
• Com Agente de IA: a integração Twilio conectada, com os modelos de mensagem aprovados. Veja Integração Twilio. Campanha sem agente não exige.

A listagem

Cada linha é uma campanha, com Código, Campanha, Instituição, Período letivo (no formato 2026 → 2027), Duração, Condução, Funil, Turmas (quantas turmas de origem foram direcionadas) e Status. Enquanto a campanha é rascunho, a coluna Funil mostra um traço: o funil só nasce na publicação. A lista vem em ordem alfabética pelo nome da campanha.

A busca do topo procura por campanha, instituição ou código. O botão Filtrar abre os filtros de Status, Condução e Período letivo da rematrícula.

Clicar na linha abre o painel de detalhes, com os dados da campanha, o De/Para de turmas e as etapas do funil. Nele ficam os botões Editar e Excluir campanha (só em rascunho), Duplicar campanha e Cancelar campanha (só em campanha publicada).

Os status

• Rascunho Em montagem. É o único status em que se edita, e o único em que se publica.
• A iniciar Publicada antes da data de início. O funil e as oportunidades já existem, mas os cards não se movem e o agente não atende até a data de início. No filtro de status, procure por Publicada — A iniciar é só o rótulo da linha.
• Em andamento Publicada e dentro do prazo. É aqui que a rematrícula acontece.
• Encerrada Passou a data de término. O agente não fala mais por essa campanha, e as turmas de origem ficam livres.
• Pausada Suspensa pela escola. Funil e agente parados, turmas de origem continuam presas à campanha.
• Cancelada Encerrada pela escola. As turmas de origem ficam livres para outra campanha.

Em andamento e Encerrada não são escolhidos por ninguém: a campanha publicada vira Em andamento na data de início e Encerrada depois da data de término, sozinha. A data de término vence tudo — uma campanha pausada e esquecida também encerra na data, para não prender as turmas sem prazo.

O que dá para fazer em cada status

O menu de três pontos da linha (Mais ações) muda conforme o status:

Excluir só vale para rascunho, e é definitivo — o modal avisa: "A exclusão é definitiva e só vale para campanha em rascunho." Campanha publicada não se exclui: ela é cancelada, e o histórico fica. Campanha Encerrada não pausa nem retoma — a única ação que resta é cancelar, e ela existe porque as oportunidades de uma campanha vencida continuam abertas no funil até alguém fechá-las.

Criar a campanha

Clique em Adicionar rematrícula. O cadastro tem duas etapas: Configurações e Turmas.

1. Configurações

   Seção Dados da campanha:

   Campo	Preencher?	O que informar
   Nome da campanha	Obrigatório	Até 100 caracteres. O nome é único: não dá para repetir o de outra campanha.
   Instituição	Obrigatório	A unidade escolar da campanha. É ela que define os cursos e as turmas disponíveis.
   Duração da campanha	Obrigatório	Data inicial e data final. Fora desse intervalo o agente não atende, e a campanha vira Encerrada depois da data final.
   Condução da campanha	Obrigatório	Com Agente de IA ou Sem Agente de IA. Nasce marcado em Sem Agente de IA.

   Seção Período letivo e cursos:

   Campo	Preencher?	O que informar
   Período letivo atual	Obrigatório	De onde os alunos saem.
   Período letivo da rematrícula	Obrigatório	Para onde vão. Só aparecem períodos posteriores ao atual; trocar o período atual limpa este campo se ele deixou de ser válido.
   Cursos participantes	Obrigatório, múltiplo	Só cursos ativos da instituição. O campo fica desabilitado até a instituição ser escolhida, e trocar de instituição limpa a seleção.

   A escolha que define tudo é a condução. Com Agente de IA cria um funil atendido pela Riana pelo WhatsApp e exige a Twilio conectada para publicar. Sem Agente de IA cria o mesmo funil para condução humana: a mesma esteira, sem a conversa automática — e, por isso, com as etapas do funil editáveis. Detalhes em Rematrícula com Agente de IA.

   Se não existir período letivo posterior ao atual, a tela avisa: "Não existe período letivo posterior ao atual cadastrado. Cadastre o próximo ano letivo para seguir com a campanha.", com um atalho para Cadastrar ano letivo.

   Ao clicar em Avançar, a campanha já é gravada como rascunho antes de abrir a etapa de turmas.

2. Turmas

   Aqui se monta o De/Para: cada turma do período atual aponta para a turma do período de destino em que os alunos serão rematriculados. É esse mapa que define para qual turma cada aluno vai — e é da turma de destino que sai o valor apresentado à família.

   A grade tem uma linha por turma de origem dos cursos escolhidos, ordenada por curso, série e nome:

   Coluna	O que mostra
   (marcação)	Se a turma entra na campanha. O cabeçalho marca todas de uma vez.
   Turma de origem	Nome da turma e, abaixo, curso · série, quantidade de alunos matriculados e avisos da linha.
   Turma de destino	Um seletor com as turmas compatíveis para aquela origem, e a ocupação prevista: N aluno(s) direcionado(s) · M vagas.

   O sistema sugere o destino de cada linha: a turma da série seguinte no mesmo curso, a virada de curso quando a série era a última, ou a permanência quando a origem é turma de ingresso. A sugestão aparece preenchida, mas a linha só nasce marcada quando já tinha destino salvo ou quando é turma de ingresso — o resto é decisão sua.

   Três situações que aparecem na própria linha:

   • Turma em uso por outra campanha. A linha fica esmaecida com o texto em uso pela campanha "…", sem marcação nem destino. Uma turma de origem só participa de uma campanha ativa por vez; cancelar a outra campanha libera a turma.
   • Nenhuma turma compatível. Nenhuma turma de destino compatível com este curso: falta cadastrar a turma do próximo período para aquele curso.
   • Destino acima das vagas. A ocupação fica em laranja e um aviso lista as turmas estouradas no formato Turma: N alunos para M vagas. Não bloqueia salvar nem publicar — é um alerta para redistribuir.

   O rodapé conta N de M turmas selecionadas e, quando houver, · N sem turma de destino.

   Salvar grava o rascunho e volta para a listagem, com a confirmação "Campanha de rematrícula salva como rascunho.". Se houver turma marcada sem destino, o sistema avisa que o rascunho pode ser salvo, mas a publicação exige o direcionamento completo.

   A publicação não é feita aqui.

   A etapa de turmas só salva. Publicar é uma ação da listagem, para você conferir o rascunho antes de congelar.

Publicar

Na listagem, Publicar campanha no menu da linha. O modal pede quem responde pelo acompanhamento:

O aviso do modal resume o que está prestes a acontecer: "Um funil próprio será criado para a campanha, com as etapas de matrícula da escola. O início fica agendado para dd/mm/aaaa, sem ação manual. Nenhum campo poderá ser alterado depois — nem os dados, nem o De/Para, nem as etapas do funil."

Em seguida vem a confirmação final — "A publicação cria o funil, agenda o início e congela a campanha — não é possível reverter." — e a mensagem "Campanha publicada com sucesso.".

O que o sistema exige para publicar

Cada item abaixo, quando falta, devolve a mensagem correspondente e a campanha continua em rascunho:

O que acontece no instante em que você publica

1. Nasce o funil — exclusivo da campanha, com as etapas de atendimento (Novo, Com agente, Com humano, Condições aceitas) e as etapas de matrícula da escola, na ordem em que ela as configurou. Campanha conduzida sem Agente de IA nasce sem a coluna Com agente — não há agente para ocupá-la —, e a etapa de atendimento humano aparece como Conexão: é o primeiro contato da escola com a família.
2. Nascem as oportunidades — um negócio por aluno elegível, na etapa Novo, com o responsável financeiro como contato e a turma de destino já definida pelo De/Para.
3. Nada é enviado. Nenhuma mensagem sai para nenhuma família. O disparo depende de mover o card para Com agente — veja Rematrícula com Agente de IA.
4. Campanha agendada fica parada. Publicar antes da data de início é normal: as oportunidades são criadas e aguardam o primeiro dia da campanha.

Depois de publicar

Pausar suspende o funil e o Agente de IA sem liberar as turmas de origem. Serve para segurar o atendimento sem perder a campanha. Retomar devolve tudo ao normal — desde que a data de término ainda não tenha passado. Depois dela, a tela recusa: "A campanha encerrou em dd/mm/aaaa e não pode mais ser pausada nem retomada."

Campanha pausada, cancelada ou encerrada congela os negócios dela. Ninguém move card nem edita negócio desse funil — nem para dentro dele. A tentativa devolve o motivo: "A campanha '…' está pausada e os negócios dela não podem ser alterados. Retome a campanha para voltar a atender.", "A campanha '…' foi cancelada e os negócios dela não podem mais ser alterados." ou "A campanha '…' terminou em dd/mm/aaaa e os negócios dela não podem mais ser alterados." Para voltar a trabalhar o funil de uma campanha pausada, retome a campanha.

Cancelar libera as turmas de origem para outras campanhas e cancela o agendamento de início, se ainda não executado. Se a campanha ainda não tinha começado, o funil é descartado junto; se já estava em andamento, o funil fica, com o histórico do atendimento. Cancelada é definitivo: não volta.

Duplicar cria um rascunho novo com os mesmos dados e o mesmo De/Para, com o nome seguido de um número — "Rematrícula 2027 (2)". É o caminho para corrigir uma campanha publicada. Se alguma turma de origem estiver presa a outra campanha ativa, a cópia é gravada mesmo assim, e a tela avisa: "N turma(s) de origem continuam presas a outra campanha ativa." — essas linhas precisam ser ajustadas antes de publicar a cópia.

No painel de detalhes de uma campanha publicada, a faixa Campanha congelada repete a regra: nada muda, e a correção é pelo funil ou por duplicação. Para chegar ao funil da campanha, vá em Negócios e selecione o funil com o nome da campanha — ao lado do botão de adicionar aparecem o código e o status dela.

Perguntas frequentes

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