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Despesas: lançar, dar baixa e estornar

O que a escola tem a pagar: fornecedor, folha, aluguel, material. Cada despesa nasce pendente, recebe baixa quando é paga, e pode ser estornada se a baixa foi errada.

Equipe financeira da escola Leitura de 5 minutos Onde: Menu › Despesas

Antes de começar

O plano de contas e as contas bancárias precisam existir — toda despesa aponta para os dois.

Lançar uma despesa

Clique em Adicionar.

Campo	Preencher?	O que informar
Descrição	Obrigatório	De 3 a 100 caracteres.
Valor	Obrigatório	Mínimo de R$ 0,01.
Vencimento	Obrigatório	Quando vence.
Competência	Obrigatório	A que mês a despesa pertence. Nem sempre é o mês do vencimento.
Instituição	Obrigatório	A unidade.
Conta	Obrigatório	De qual conta sai o dinheiro.
Plano de contas	Obrigatório	A classificação contábil.

O plano de contas depende da instituição.

Sem escolher a instituição primeiro, a árvore fica desabilitada e vazia. O sistema mostra só o ramo de Despesa do plano daquela unidade.

Três chaves que mudam tudo

Chave	O que acontece ao ligar
Já foi pago	A despesa nasce Paga. Exige data e valor do pagamento.
Repetir	Vira compra parcelada. Exige a quantidade de repetições e o período — semana, mês ou ano.
Despesa fixa	Vira despesa fixa recorrente. Desliga "Repetir" automaticamente e exige o período.

Sem nenhuma delas, a despesa é única e nasce Pendente.

Os status

Pendente Lançada, ainda não paga. É o único status que aceita baixa.
Paga Liquidada. É o único status que aceita estorno.
Cancelada Anulada.
Conciliada Batida com o extrato bancário. Não pode mais ser editada.
Pendente de autorização Lançada, aguardando alguém autorizar o pagamento.
Autorizado Autorizada, aguardando a baixa.

Dar baixa

A baixa registra o pagamento. Só funciona em despesa Pendente.

Campo	Preencher?
Conta	Obrigatório
Data do pagamento	Obrigatório
Nº do documento	Opcional
Observações	Opcional
Valor pago	Vem preenchido com o valor previsto

A tela já abre com a data de hoje e o valor da despesa preenchidos — na maioria dos casos é só confirmar.

Estornar

Desfaz a baixa. Só funciona em despesa Paga. Use quando o pagamento foi registrado por engano ou na despesa errada.

Editar despesa repetida

Ao editar uma despesa que faz parte de um grupo (parcelada ou fixa), o sistema pergunta o alcance:

Escolha	Afeta
Somente esta	Só a parcela aberta.
Esta e as próximas	Esta e as pendentes seguintes. Trava vencimento, competência e anexo.
Todas	O grupo inteiro. Trava valor, vencimento, competência, instituição, conta e anexo.

Quanto maior o alcance, menos campos ficam editáveis — é o sistema protegendo o que já foi liquidado.

O que trava

Despesa conciliada não é editada. Valor, vencimento, competência, instituição, conta e anexo ficam bloqueados.
Despesa com anexo não é excluída. Remova o anexo antes, ou cancele em vez de excluir.

Filtrar

Instituição, plano de contas, conta, status, competência (por intervalo), vencimento (por intervalo) e pagos entre datas. A busca por texto procura na descrição.

Para fechar o mês: filtre por competência no mês desejado e status Pendente. É a lista do que falta pagar daquele mês, independentemente do vencimento.

Perguntas frequentes

Paguei e não consigo dar baixa.

A baixa só aparece em despesa Pendente. Se já está Paga, o registro existe. Se está Conciliada, o pagamento já foi batido com o banco.

Lancei no plano de contas errado.

Edite, desde que não esteja conciliada. Se estiver, o caminho é o ajuste contábil, não a edição.

Preciso excluir e o sistema não deixa.

Há anexo na despesa. Remova o anexo primeiro.

Qual a diferença entre competência e vencimento?

Competência é o mês a que a despesa se refere; vencimento é quando ela é paga. A conta de luz de março que vence em abril tem competência março e vencimento abril.

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Contas: as contas bancárias da escola